ТОП-10 мер экономной эксплуатации недвижимости

В прошлом веке японская Toyota изобрела гениальную систему управления производством. Она основана на идее постоянного сокращения затрат. В Европе и Америке ее окрестили Lean production, что дословно - «тощее производство». И сегодня она применяется повсеместно в прогрессивных компаниях. В нашем обзоре топ-10 основных lean-шагов, которые дадут существенную экономию при эксплуатации имущественного комплекса.

1. Ранжируйте недвижимость.
В первую очередь необходимо провести ранжирование всего портфеля недвижимости в зависимости от активности эксплуатации и статуса объекта. Чаще всего среди имущественных активов есть объекты активной и пассивной эксплуатации. Те здания, в которых не ведётся какая-либо деятельность, всё равно требуют затрат, например, в виде оплаты охраны и коммунальных ресурсов. В целях оптимизации расходов заказчика, на приоритетные объекты тратится больше денег, и обслуживание происходит в режиме интенсивной эксплуатации, а строения второстепенного значения можно обслуживать посредством выездного сервиса, выполняя только регламентные работы. За счёт такого ранжирования и дифференцированного подхода к обслуживанию объектов недвижимости можно существенно сэкономить до 20–30%.

2. Продумайте логистику всего.
Хорошо продуманная логистика поможет избавиться от ненужных операций и сократить процессы. Один и тот же курьер при грамотном подходе успеет разнести, скажем, 20 заявок за день. Но если его передвижения будут хаотичны, как броуновское движение, он разнесёт только 10 писем.
Аналогичная ситуация может быть на производстве: с описанием технологических карт для клинингового персонала, организацией движения ночных технических работников и регламентных работ в службе эксплуатации здания, с расстановкой постов охраны и обходом службы безопасности. Чётко расписанные маршруты сократят ненужные передвижения и высвободят человеко-часы, что приведёт к сокращению штатных единиц и снижению финансовых затрат.

3. Ищите дешёвых поставщиков.
В период кризиса для всех становится актуальной тема импортозамещения. Ищите отечественные аналоги зарубежного оборудования. Есть множество примеров, когда такие замены давали значительную экономию не только за счёт более низкой цены, но и за счёт транспортировки, так как наши производители всё же находятся под боком. При закупке расходных материалов у одного поставщика можно добиться экономии с помощью скидки на опт, однако в этом случае повышается риск недопоставки.

4. Экономьте только там, где можно.
На объектах, где не ведётся никакой деятельности, необходимо законсервировать оборудование, чтобы оно не требовало дальнейшего обслуживания. Нужно потратить несущественные средства, которые будут способствовать последующей расконсервации и использованию технических устройств. Некоторые думают, что можно просто перестать эксплуатировать, а в определённый момент всё возобновить, но это не так. Необходимо осуществлять регламентные работы на объектах постоянно, ведь их игнорирование может обернуться большими потерями в будущем. Например, пробные запуски дизельного генератора, которые должны проводиться с определённой периодичностью, — гарант того, что этот альтернативный источник электропитания запустится. Допустим, отключили электричество, соответственно, на холодильниках арендаторов пропало питание. Согласно техническим условиям, должен автоматически включиться дизельный генератор. Однако экономия на его пробных запусках может привести к тому, что оборудование в нужный момент не заработает. Каков возможный финансовый риск в случае такого инцидента? В морозильных камерах арендатора могут находиться продукты на миллионы рублей, и прямой убыток может составить десятки миллионов.

5. Контролируйте работу персонала.
Чем выше качество контроля, тем выше результативность работы. Если использовать системы контроллинга, которые в режиме онлайн позволяют наблюдать за исполнением персоналом всех предписанных технических регламентов, можно значительно повысить его эффективность. Чётко поставленные задачи, правильно спланированный рабочий день и строгий контроль за выполнением работ могут способствовать сокращению затрат на персонал на 10–20% без потери качества.

6. Не забивайте гвозди микроскопом.
Практически всегда на объекте есть штатная структура, которая занимается техническим обслуживанием здания. И чаще всего её эффективность не превышает 60–70%.
Скажем, есть суперинженер, получающий солидную зарплату. Когда он не занят своими прямыми обязанностями, работодатель нагружает его мелкой второстепенной работой: чинить, красить, наносить маркировку и т. д. Но это просто забивание гвоздей микроскопом. Эта же работа может быть выполнена специалистом вдвое дешевле. За счёт сокращения штатной структуры объекта и выведения профильных инженеров в центральный офис можно сократить общее количество таких суперспециалистов и более эффективно их использовать. В таком случае они смогут обслуживать не один, а несколько объектов, и, соответственно, затраты будут оптимизироваться.

7. Автоматизируйте процессы.
Автоматизация и диспетчеризация процессов значительно их упрощает и сокращает.
Давайте сравним: проведение регламентных работ на оборудовании с QR-кодом, к которому привязана электронная технологическая карта с мгновенным отображением на планшете при считывании кода, и работа на старый лад с распечатыванием технологической карты на принтере, расходами на бумагу, краску, подготовкой последующих счетов. На одну такую распечатку уходит 10–15 минут, умножим это на условные 5 карт в день. Получается, что техник потратит около часа рабочего времени на хождение между компьютером, оборудованием и принтером для подготовки документов, техкарт и отчётов.
Автоматизация и диспетчеризация — очень прозрачный и понятный инструмент экономии. Путём обычного анализа можно рассчитать сокращение штатных единиц и зарплатных ставок.

8. Инвестируйте в энергоэффективные технологии.
Затратные на первый взгляд энергосберегающие технологии могут дать экономию ресурсов до 40%.
Это некий аналог энергосервисного контракта, где ты сам инвестируешь в такую передовую технологию, как энергоэффективность. Лучше один раз потратить деньги, например, на энергосберегающие светильники, которые окупаются в течение 1–2 лет. Также можно поставить фотоэлементы, датчики движения — уже сейчас многие гостиницы оборудованы ими. Учитывая постоянный рост стоимости коммунальных услуг, в перспективе придётся тратить всё больше, поэтому лучше инвестировать в энергоэффективное оборудование сегодня, чтобы впоследствии хорошо экономить.

9. Работайте с аутсорсинговыми компаниями.
Непрофильные задачи для корпораций эффективнее и дешевле решать силами профильных компаний, нежели собственными внутренними ресурсами. Скажем, для корпорации, занимающейся нефтедобычей, обслуживание объектов недвижимости профильной деятельностью не является. И здесь проще и экономнее переложить непрофильную часть работ на компанию, специализирующуюся на эксплуатации и имеющую многолетний опыт работы в данной отрасли. Благодаря аутсорсингу повышается производительность компании и возникает естественная экономия за счёт эффективности использования человеческих ресурсов.

10. Сочетайте работу штатных специалистов и выездного сервиса.
На сегодняшний день основной статьёй затрат операционного бюджета является оплата труда. В клининге она составляет 80%, в эксплуатации — до 70%. Говоря об оптимизации бюджета, в первую очередь необходимо думать именно об этом. Грамотное сочетание работы штатных специалистов и выездных бригад может свести расходы на обслуживание объекта к возможному пороговому минимуму.
Многие боятся передавать работу штатных специалистов мобильной службе, поскольку принцип российского заказчика «пусть будет на всякий случай», к сожалению, очень распространён. Однако переход на частичный выездной сервис означает сокращение штатного состава техников, выведение части работ на регламентное обслуживание через мобильную службу и, как результат, оптимизацию затрат на техническое обслуживание на 10%.


Автор: Виктор Козин, вице-президент Группы Becar

Веб-журнал InfoClean
 

Похожие статьи:

Новости недвижимости → Более 4 млн. квадратных метров новых коммерческих площадей по всей стране потребуют качественного комплексного обслуживания

Статьи, аналитика, интервью → Эксплуатация здания. Способы разумной экономии

Вокруг клининга → ОАО «Здания» - «Славянка» для бюджетной недвижимости

Клининговый дайджест → Чистота помогает сэкономить и заработать. Инфографика

Статьи, аналитика, интервью → На чистоте не сэкономить, или Кризисные косты клининга