Составление бюджета эксплуатационных расходов объекта коммерческой недвижимости

Детализация бюджета эксплуатационных расходов объекта может быть различной, в зависимости от пожеланий собственника, но, как правило, предполагает следующие обязательные разделы:

• ФОТ персонала, соц. выплаты, подготовка, аттестация, допуски, страховка сотрудников;
• Расходы по комплексной уборке;
• Расходы на эксплуатацию и ТО инженерных систем, в т. ч. привлечение подрядных компаний для проведения специализированных работ;
• Оснащение объекта спец. оборудованием и инвентарём;
• Спецодежда, транспорт, питание, связь;
• Расходные материалы и ЗиП, включённые в бюджет;
• Расходы на дополнительные услуги, включённые в бюджет;
• Расходы на управление;
• Вознаграждение УК.

Причём всё, что связано с персоналом — это постоянная затратная часть бюджета. А субподрядные и периодические работы, ЗиП и материалы — его переменная часть.
Мы рекомендуем клиентам не включать в эксплуатационный бюджет затраты на расходные материалы либо включать минимальный лимит. Используя такую схему, собственник получает следующие преимущества:

• точную информацию о расходах по эксплуатации объекта недвижимости, накопление необходимой статистики;
• экономичное бюджетирование, так как оплачиваются только фактически произведённые в отчётном месяце расходы.

В результате эксплуатации объекта в течение года УК обогащается опытом, благодаря которому может внести изменения в бюджет следующего года, позволяющие улучшить состояние объекта за счёт возможных неучтенных расходов и рассмотреть какие-либо варианты экономии.

На чём бы сэкономить?..
Оптимизация эксплуатационных затрат, безусловно, возможна и она предполагает целый набор решений, позволяющих экономить без ущерба для объекта недвижимости. При этом нельзя забывать, что данные меры временные и собственнику целесообразно доверить их реализацию профессионалам, т. е. специализированным управляющим.
Уже благодаря только приглашению УК для участия в тендере или для проведения аудита эксплуатационных расходов, собственники гарантированно получат предметную информацию о примерном размере и способах возможной оптимизации бюджета. Зачастую так и происходит: под видом конкурсов собственниками проводятся так называемые мониторинги, которые не подразумевают дальнейшего сотрудничества с приглашёнными управляющими компаниями, а имеют своей целью лишь получение объективных данных о реальной величине необходимых эксплуатационных расходов для последующего использования собственными службами эксплуатации объекта.

Рекомендую собственникам подходить к оптимизации эксплуатационного бюджета разумно, по следующему принципу: административные расходы, стоимость услуг персонала, расходы на клининг и охрану. И только в последнюю очередь задумываться осокращении бюджета на техническую эксплуатацию.
Так, например, расходы на персонал сокращаются путём перевода сотрудников на совмещения или неполный рабочий день, а некоторые виды регламентного обслуживания оборудования — на сетевые выезды по графику и аварийным заявкам. Хороший эффект приносит и внедрение систем автоматической диагностики и диспетчеризации инженерных систем.
Сэкономить расходы по уборке можно, заменив маленькие контейнеры на большие и применив пресс-компакторы. Позволят сократить эксплуатационные расходы современные технологии и передовые инженерные решения. Например, эффективной альтернативой механической чистке системы вентиляции является её прочистка сухим льдом. Также сегодня возможно проведение водоподготовки без использования химических препаратов с помощью акустической электромагнитной системы.

Оптимизация статей «услуги на аутсорсинге», «расходные материалы» и «ЗиП» заключается в пересмотре условий сотрудничества с поставщиками ТМЦ или услуг. Необходимо не только минимизировать объёмы их потребления, но и снизить закупочные цены за счёт привлечения других, более гибких поставщиков, предлагающих аналогичные по свойствам, но более дешёвые варианты соответствующей продукции.

… а на чём экономить нельзя
Но нельзя забывать о том, что существует ряд затрат, экономить на которых нецелесообразно, так как это может привести к более существенным расходам в дальнейшем. Невыполнение графиков ППР и регламентных работ при техническом обслуживании инженерного оборудования приводит к серьёзным поломкам.
Например, если перестать ежеквартально обслуживать фэнкойлы, то сначала выйдут из строя гидравлические узлы и вентиляторы, засорятся теплообменники, а затем — последует отказ всей системы. Закупка же и замена нового оборудования обойдётся в десятки раз дороже стоимости его планового обслуживания. Если регулярно не менять фильтры в системе вентиляции и кондиционирования, это может привести к неприятным запахам, засорению вентиляционных решёток, потолков и стен. Это, в свою очередь, приведёт к увеличению затрат на клининг и, в дальнейшем, на косметический ремонт.
И главное — доведённые до аварийного состояния инженерные системы создают неблагоприятные условия для арендаторов, которые могут направить собственнику претензию, потребовать снижения арендной платы или даже расторжения договора аренды.

Таким образом, все шаги по оптимизации эксплуатационных расходов объекта должны быть тщательно взвешены. Изучив возможные направления экономии, УК должна на 100% убедиться, что данные мероприятия не навредят жизнедеятельности объекта, и только после этого направлять свои предложения собственнику.

В заключение хотелось бы отметить, что скрупулёзно выверенный бюджет эксплуатационных расходов объекта коммерческой недвижимости жизненно необходим всем участникам процесса. Собственникам он позволяет получить реальную и прогнозируемую финансовую картину, а также превращает объект недвижимости в эффективный залоговый инструмент. Управляющим — подтвердить свою профессиональную репутацию и без недоразумений и конфликтов с заказчиками получить заслуженное вознаграждение.
 

Автор: Андрей Кротков,генеральный директор управляющей компании «Zeppelin»

Веб-журнал InfoClean
 

Похожие статьи:

Статьи, аналитика, интервью → Кризис в клининге. Всерьез и надолго?

Статьи, аналитика, интервью → Каждую работу должен делать тот, кто ее делать умеет.

Статьи, аналитика, интервью → Управляющие компании для ЛПУ - новый уровень развития аутсорсинга в медицине

Кадровый вопрос → Кадровый голод в клининге. Как утолить?

Вокруг клининга → ОАО «Здания» - «Славянка» для бюджетной недвижимости