Пост-релиз: Современная философия офиса

23 октября 2013 в столичном отеле Sheraton Palace компания AHConferences провела XI Форум Административных директоров, традиционно объединивший более 70 директоров и руководителей административных отделов, руководителей секретариата и административно-хозяйственных специалистов из финансовых, страховых, фармацевтических, энергетических и промышленных компаний.

Открыл работу Форума доклад начальника административного отдела Media Markt Инны Альшевской, посвященный вопросам эффективного документооборота. Г-жа Альшевская поделилась опытом внедрения Electronic data interchange, электронной системы распознавания и обработки счетов, и интегрированной с SAP системы Basware invoice processing. В результате удалось достичь значительного снижения объема счетов в оплату на обслуживание корпоративного автопарка, центрального офиса, мобильной связи, организацию командировок.

Руководитель проектов Office Solutions Дмитрий Пузин поведал о возможности поддержки нового стиля работы сотрудника в связи с ростом использования личных технических устройств и привел результаты исследования осанки Steelcase, в ходе которого было выявлено 9 неизученных положений тела современного человека, например: «полулежа», «слегка откинувшись», «мультидевайс» и др. Также г-н Пузин представил участникам офисное кресло технологии Gesture, разработанное для максимального удобства пользователя и поддержки современного стиля работы. Однако цена изделия вызвала довольно неоднозначную реакцию слушателей, многие из которых отметили наличие на рынке конкурентоспособных предложений от японских и китайских производителей.

Проблема мотивации персонала была рассмотрена в докладе Елены Щегловой, экс административного директора топливной компании. Среди основных способов мотивации сотрудников административного департамента было отмечено совокупное использование материальных и нематериальных мотиваторов, таких как: мотивация через награждение и взаимодействие, мотивация знаниями, а также психологическая и направленная на повышение самооценки мотивация. При этом г-жа Щеглова отметила, что для достижения максимального эффекта от мотивации необходимо заранее определиться, каких целей компания хочет достичь и сколько времени и денежных средств готова на это затратить.

Основные подходы к выбору корпоративных алкогольных подарков продемонстрировал управляющий партнер Prowine Илья Защук. Г-н Защук выделил ключевые характеристики массового корпоративного подарка, среди которых обобщение одариваемых: мужчин и женщин, партнеров, клиентов и сотрудников, а также, ввиду отсутствия возможности персонализировать одариваемого, персонализация дарителя посредством подарочной упаковки (пакет, лента, оберточная бумага) и подбора стандартных по названию, объему и цвету напитка бутылок.

Административный директор КБ Ренессанс Капитал Максим Кириллов поделился опытом реализации проекта по созданию безопасных условий труда для сотрудников. Среди основных направлений для оптимизации он выделил выбор/строительство офиса, формирование команды профессионалов в области охраны труда, пожарной и электробезопасности, обучение всех сотрудников базовым знаниям по ОТ, ПБ и ЭБ посредством создания единого информационного ресурса с общим доступом — Health&Safety, а затем и введения электронных курсов обучения по ОТ, ПБ и ЭБ, действиям при чрезвычайных ситуациях. При этом проводятся ежегодные проверки знаний сотрудников и регулярные учения по эвакуации при пожарной тревоге.

Руководитель АХО OZON.Family Наталья Шабунина, говоря о технологии проведения тендеров, акцентировала внимание аудитории на особенностях составления технического задания, в том числе на необходимости точной формулировки критериев отбора контрагентов для запроса предложений и их сравнения, а также требований к продукту/услуге для возможности сопоставления предложений при их сравнении и отборе. Г-жа Шабунина подробно описала наиболее часто встречающиеся махинации при проведении тендеров, такие как: частичное или полное совпадение заявок участников, отказ от участия претендентов, прошедших квалификационный отбор, неоправданное завышение цен.

Участники Форума продолжили обсуждение актуальных вопросов выстраивания эффективных отношений с поставщиками во время круглого стола, открытого Ириной Зерновой, начальником административного департамента Всероссийского Банка Развития Регионов. Г-жа Зернова осветила наиболее острые вопросы, касающиеся взаимодействия с провайдерами клининговых и курьерских услуг, организации корпоративного питания.

В рамках деловой программы Форума состоялась выставка, в которой приняли участие спонсоры мероприятия — Prowine, Office Solutions, Деликатный переезд, Solo, 3М, Конфаэль, К.С. Бюро, Актив-Безопасность.